Qu’est-ce qu’un rejet de prélèvement ?
Les rejets de prélèvement se traduisent lorsqu’un prélèvement SEPA ne peut pas être exécuté ou est refusé par la banque du débiteur. Le paiement n’est alors pas réalisé et les fonds ne sont pas crédités sur le compte du créancier.
Plusieurs raisons peuvent expliquer un rejet de prélèvement :
- Une provision insuffisante sur le compte du débiteur,
- Un mandat SEPA invalide,
- Des coordonnées bancaires erronées,
- Un compte clôturé,
- Une opposition au prélèvement.
Dans tous les cas, l’entreprise doit identifier le motif du rejet afin de prendre les mesures appropriées.
Quels sont les impacts des rejets de prélèvement ?
Les rejets de prélèvement ne se limitent pas à un paiement non abouti. Lorsqu’ils se multiplient, ils peuvent avoir des conséquences importantes sur l’organisation, la trésorerie et la relation client.
Une trésorerie fragilisée
Chaque prélèvement rejeté retarde l’encaissement des fonds. Ces décalages peuvent affecter la trésorerie de l’entreprise, notamment lorsque les montants sont importants ou que les rejets de prélèvement sont fréquents.
Une charge administrative plus importante
Les rejets de prélèvement augmentent le nombre de tâches administratives liées au suivi des paiements. Sans processus automatisés, leur gestion peut rapidement devenir chronophage et ralentir les équipes financières.
Des frais supplémentaires
La plupart du temps, les banques et les prestataires de paiement facturent au marchand des frais supplémentaires, pouvant aller jusqu’à 15 € par prélèvement rejeté. Une charge financière à considérer avant d’accepter ce moyen de paiement.
Une relation client dégradée
Un prélèvement rejeté peut entraîner des échanges supplémentaires avec le client et retarder la fourniture d’un produit ou d’un service. Une mauvaise gestion de ces incidents peut nuire à la relation commerciale et à la satisfaction client.
Un risque accru d’impayés
Si un prélèvement n’est pas représenté ou qu’aucune solution de paiement alternative n’est mise en place, un simple rejet peut se transformer en impayé. Identifier rapidement la cause du rejet et agir sans délai permet de limiter ce risque et de sécuriser les encaissements.
7 bonnes pratiques pour réduire les rejets de prélèvements
Réduire les rejets de prélèvement avant tout sur une gestion rigoureuse des données, des mandats et du suivi des transactions. Voici les principales bonnes pratiques à mettre en place.
1- Vérifier les coordonnées bancaires
Avant de mettre en place un prélèvement, assurez-vous que les coordonnées bancaires (IBAN et le BIC) soient correctes et à jour. Une simple erreur de saisie peut entraîner le rejet de la transaction.
2- Collecter un mandat SEPA conforme
Le mandat SEPA est indispensable pour autoriser un prélèvement. Veillez à recueillir un mandat valide, correctement complété et signé lorsque cela est nécessaire, puis à le conserver pendant toute sa durée de validité.
3- Informer le client avant le prélèvement
Prévenir le débiteur de la date et du montant du prélèvement lui permet d’anticiper l’opération et de s’assurer que les fonds sont disponibles. Cette communication contribue à réduire les rejets de prélèvement liés à une provision insuffisante.
4- Maintenir les informations clients à jour
Les coordonnées bancaires d’un client peuvent évoluer au fil du temps. Mettre régulièrement à jour les données de paiement permet de limiter les rejets de prélèvement liés à un compte clôturé ou à un changement d’IBAN.
5- Automatiser le suivi des prélèvements
Une solution de paiement capable de suivre les statuts des prélèvements en temps réel facilite la détection des anomalies et permet de réagir rapidement en cas de rejet.
6- Analyse des motifs de rejet
Chaque rejet est associé à un motif précis. Identifier les causes les plus fréquentes permet de mettre en place des actions correctives, d’améliorer les processus et de réduire durablement le nombre d’incidents.
7- S’appuyer sur une solution de paiement adaptée
Une solution de paiement intégrant la gestion des mandats SEPA, l’automatisation des prélèvements, le suivi des transactions et des outils de reporting aide les entreprises à sécuriser leurs encaissements, à limiter les rejets de prélèvement et, le cas échéant, à proposer des méthodes de paiement alternatives.
Comment réagir après un rejet de prélèvement ?
Malgré les précautions mises en place, un rejet de prélèvement peut toujours survenir. Une réaction rapide permet de limiter son impact sur la trésorerie et d’augmenter les chances de récupérer le paiement.
Identifier le motif du rejet
La première étape consiste à consulter le motif communiqué par la banque. Il peut s’agir d’une provision insuffisante, d’un mandat invalide, de coordonnées bancaires incorrectes ou d’une opposition au prélèvement. Comprendre la cause du rejet permet de déterminer la marche à suivre.
Contacter le client
Informez rapidement le client du rejet et échangez avec lui afin d’en identifier l’origine. Dans de nombreux cas, une simple mise à jour des coordonnées bancaires ou une régularisation du compte permet de résoudre la situation.
Corriger les informations si nécessaire
Si le rejet est lié à une erreur dans les données bancaires ou au mandat SEPA, effectuez les corrections avant toute nouvelle tentative de prélèvement. Cela évite de reproduire le même incident.
Représenter le prélèvement
Lorsque le motif du rejet le permet, il est possible de représenter le prélèvement après avoir obtenu les informations ou les garanties nécessaires. Cette nouvelle tentative peut assurer de récupérer rapidement les fonds.
Mettre en place une solution de suivi
L’utilisation d’une solution de paiement permettant de suivre les statuts des prélèvements et d’analyser les motifs de rejet facilite la gestion de ces incidents. Les équipes peuvent ainsi réagir plus rapidement, réduire les délais d’encaissement et limiter le risque d’impayés.
Comment CentralPay vous aide à réduire les rejets de prélèvement ?
Réduire les rejets de prélèvement inclut une gestion rigoureuse des mandats, des données bancaires et du suivi des transactions. En tant qu’établissement de paiement agréé, CentralPay met à disposition une solution complète pour automatiser et sécuriser vos prélèvements SEPA.
Grâce à sa plateforme, les entreprises peuvent gérer leurs mandats SEPA, automatiser les campagnes de prélèvement et suivre en temps réel le statut de chaque transaction. En cas de rejet, les motifs sont rapidement identifiés, ce qui permet aux équipes d’agir sans délai et de mettre en place les actions correctives appropriées.
Les API de CentralPay facilitent également l’intégration des prélèvements SEPA à vos outils métiers, qu’il s’agisse d’un ERP, d’un CRM ou d’un logiciel de gestion. Cette automatisation réduit les erreurs de saisie, fiabilise les opérations et améliore le taux de réussite des prélèvements.
En centralisant la gestion des prélèvements sur une plateforme unique, CentralPay aide les entreprises à sécuriser leurs encaissements, à limiter les rejets de prélèvement et à optimiser leur trésorerie.
