Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire (ou réconciliation bancaire) est un procédé de contrôle comptable, qui consiste à comparer les écritures du grand-livre avec le relevé de compte émis par la banque. L’objectif est simple : s’assurer que le solde comptable correspond au solde bancaire à une date donnée.
Chaque ligne du relevé de banque doit pouvoir être associée à une écriture comptable. On parle alors de pointer les écritures, puis d’établir un état de rapprochement qui formalise la concordance entre les deux sources.
Ce contrôle n’est pas obligatoire, mais reste une pratique courante en entreprise afin de sécuriser les clôtures mensuelles et garantir la fiabilité de leur trésorerie.
Pourquoi rapprocher les écritures des transactions ?
En comptabilité, le compte 512 – Banque enregistre tous les mouvements : virements reçus, paiements fournisseurs, frais bancaires, chèques encaissés ou en attente. C’est le miroir de la situation financière réelle de l’entreprise à un instant T.
Or, le solde du compte 512 ne coïncide pas toujours avec celui du relevé bancaire, et pour cause : les deux systèmes ne fonctionnent pas au même rythme. Un chèque émis peut mettre plusieurs jours à être encaissé, un virement peut n’apparaître que le lendemain, un prélèvement peut être rejeté sans que l’écriture soit corrigée.
Ces décalages temporels sont normaux, mais ils peuvent fausser le suivi de trésorerie si on ne les contrôle pas.
Le rapprochement bancaire permet justement de vérifier la cohérence entre les écritures comptables et les opérations réellement constatées en banque.
Quelle différence avec le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable consiste à attribuer un code unique à plusieurs écritures qui se rapportent à une même opération.
Par exemple, une facture client réglée en trois fois portera le même mode sur chacune des lignes d’encaissement. L’intérêt ? Pouvoir identifier en un coup d’œil les factures totalement réglées de celles qui restent partiellement payées. C’est une méthode de suivi des comptes auxiliaires, principalement les comptes clients (411) et fournisseurs (401), pour s’assurer que chaque mouvement est bien soldé.
Le rapprochement bancaire, lui, ne cherche pas à vérifier si une facture a été réglée, mais si l’argent est effectivement arrivé ou sorti du compte en banque.
Ces deux pratiques sont donc complémentaires :
- Le lettrage s’assure que les factures et les règlements sont bien associés entre eux
- Le rapprochement garantit que les règlements enregistrés existent réellement sur le relevé bancaire
Quelles sont les étapes du rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire s’effectue de manière périodique, souvent en fin de mois, parfois en continu selon les méthodes et outils utilisés. Voici comment il se déroule.
1. Rassembler les documents nécessaires
Relevés de compte, extrait du compte 512, état de rapprochement précédent, justificatifs de paiements ou d’encaissements… tous ces éléments servent de base au contrôle.
2. Vérifier le solde initial
Le solde d’ouverture du compte doit correspondre au solde final du dernier rapprochement. C’est une étape simple, mais indispensable pour éviter tout biais de calcul.
3. Pointer les écritures comptables
Chaque mouvement du compte bancaire est rapproché de son écriture comptable. Cette vérification permet d’identifier les écritures non rapprochées : paiements non débités, encaissements non enregistrés, frais bancaires oubliés…
4. Établir l’état de rapprochement bancaire
Il s’effectue à partir de deux tableaux :
- Les opérations présentes en comptabilité, mais absentes du relevé bancaire (ex : chèque émis, virement programmé)
- Les opérations visibles sur le relevé bancaire, mais pas encore comptabilisées (ex : agios, frais bancaires, encaissement client)
À partir de ces deux listes, on calcule un solde bancaire théorique, autrement dit, le solde du compte une fois toutes les opérations rapprochées. On le compare ensuite au solde comptable :
- S’ils concordent, le rapprochement est équilibré
- Dans le cas contraire, il faut identifier la cause : une erreur de saisie, une écriture manquante ou un simple décalage de date.
5. Régulariser les écarts
Les opérations manquantes sont comptabilisées, les erreurs corrigées, les doublons supprimés. À la fin du processus, le solde du compte 512 doit correspondre exactement à celui du relevé bancaire.
L’état de rapprochement bancaire peut alors être édité : il retrace les opérations rapprochées, celles encore en attente et constitue une preuve de contrôle interne.
Quel outil de rapprochement bancaire utiliser ?
Il n’y a pas une seule bonne manière de faire un rapprochement bancaire. Cela dépend avant tout de l’organisation de l’entreprise, de sa maturité comptable, du volume d’encaissements à traiter et du niveau d’automatisation recherché. Voici un tour d’horizon des solutions les plus utilisées.
Tableurs Excel
Outil universel et simple à prendre en main, Excel permet de créer ses propres tableaux de suivi et de personnaliser sa méthode. Cette approche de rapprochement manuel est accessible pour les petites structures ou pour tester un processus avant de l’automatiser. Mais dès que les volumes augmentent, le risque d’erreurs augmente (doublons, oublis, saisies manuelles…) et impacter la collaboration.
Logiciels comptables
Les logiciels de comptabilité permettent souvent d’importer les relevés, pointer les écritures, générer des états de rapprochement et, parfois, de créer automatiquement les écritures de frais bancaires. Ce sont des solutions solides pour encadrer le processus de fin de mois.
Mais ces outils restent centrés sur la comptabilité : ils ne mettent pas toujours à jour la trésorerie en temps réel. Le rapprochement bancaire se fait donc a posteriori, une fois les opérations bancaires passées.
ERP
Les principaux ERP du marché (Cegid, Sage, EBP…) intègrent des modules de rapprochement natifs, capables de centraliser l’ensemble des données comptables, bancaires et de trésorerie dans un même environnement, plus au moins automatiquement. Cette intégration facilite la réconciliation des flux et, plus largement, les contrôles et audits financiers, grâce à une vision consolidée et cohérente des mouvements.
En revanche, le paramétrage initial peut s’avérer complexe et la flexibilité reste limitée. Ces solutions sont idéales pour les entreprises qui souhaitent automatiser leurs processus à grande échelle, mais moins adaptées à des besoins ponctuels, évolutifs ou nécessitant des ajustements rapides.
Prestataires de Services de Paiement
Les PSP traitent les flux financiers entrants des entreprises. Certains développent des mécanismes innovants permettant de relier chaque encaissement à la facture, au client ou au canal de vente concerné. Les informations sont ensuite transmises automatiquement vers le système comptable ou l’ERP, pour préparer le travail de rapprochement entre les écritures et les fonds réellement encaissés.
C’est une approche de pré-réconciliation, qui demande une maturité digitale suffisante pour en tirer tout le potentiel.
Accélérez votre rapprochement bancaire avec CentralPay
Avec CentralPay, le rapprochement bancaire ne se fait plus en fin de mois, mais au moment même de l’encaissement.
La plateforme intègre des parcours de paiement B2B, où chaque transaction est enrichie d’informations / justificatifs utiles au rapprochement : référence facture, identifiant client, libellé standardisé, preuve d’encaissement…
Ces informations sont ensuite transmises à l’ERP pour faciliter le matching avec les écritures du compte 512, tout en fiabilisant le suivi de trésorerie en temps réel. Quels résultats ? les soldes bancaires et comptables convergent, les écarts sont identifiés immédiatement et le grand-livre reste toujours à jour.
Pour qui ?
- E-commerçants et marketplaces B2B, aux flux multiples (cartes, virements, SEPA) et de gestion de commissions complexe
- ETI ou PME à fort volume d’encaissements, ayant besoin de réconciliation fine par commande, client ou canal de vente
- Groupes multi-entités à la recherche de processus homogène, automatisé et traçable
Concrètement, CentralPay facilite l’encaissement quel que soit le parcours de vente, et pré-rapproche les opérations avant même leur import dans l’ERP. Moins d’oublis, moins d’erreurs de saisie, moins d’anomalies comptables : les écritures sont pointées plus tôt, les rapprochements bancaires s’accélèrent et les équipes gagnent un temps précieux.
