Encours : c’est quoi ?
L’encours peut être client ou fournisseur. Ces deux notions sont importantes et à différencier.
L’encours client
L’encours client correspond à l’ensemble des créances clients en cours auprès des clients de votre entreprise. Il inclut :
- Les factures échues : c’est-à-dire celles dont le délai de paiement convenu est dépassé.
- Les factures non échues : c’est-à-dire émises mais dont la date d’échéance n’est pas encore atteinte.
- Les factures à émettre : lorsqu’une transaction a eu lieu mais que la facturation n’a pas encore été produite.
L’encours client regroupe donc toutes les sommes dues à votre entreprise et figure dans l’actif circulant du bilan comptable.
Il doit être distingué de l’encours fournisseur, qui représente les dettes envers vos fournisseurs.
L’encours fournisseur
L’encours fournisseur correspond à l’ensemble des dettes fournisseurs de votre entreprise. Dès qu’une commande à crédit est passée et que le fournisseur a rempli ses obligations, un encours fournisseur est créé.
Cet encours s’inscrit au passif du bilan et ne peut être régularisé que par le paiement de la facture correspondante. C’est un élément clé de votre comptabilité.
Il reflète ainsi le niveau d’endettement de votre entreprise envers ses fournisseurs à un instant donné.
Comment gérer l’encours client ?
Gérer l’encours client consiste à suivre les créances clients, anticiper les retards de paiement et sécuriser trésorerie de l’entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir.
Comprendre les enjeux pour votre entreprise
L’encours client est parfois appelé « risque client », et ce n’est pas pour rien, car il reflète l’exposition de l’entreprise aux retards ou impayés de ses clients. Une mauvaise gestion de cet aspect de votre trésorerie peut engendrer des litiges et impacter la solvabilité de votre entreprise.
Une balance commerciale fragile renvoie une image négative qui peut exercer une influence sur vos partenaires et l’image de votre entreprise. Ce qui peut fragiliser considérablement la pérennité de l’entreprise.
L’encours client peut également être un atout au niveau de la fidélisation. En effet, il vous permet d’allonger les délais de paiement, si celui-ci est bon, et ainsi améliorer la relation commerciale.
Calculer l’encours client
Le calcul de l’encours clients est très simple. Il suffit d’additionner l’ensemble des factures qui n’ont pas encore été réglées par vos clients et de soustraire les avances et acomptes.
Encours clients = (factures échues + facture non échues + facture à émettre) – avances et acomptes.
Il peut être également intéressant de faire une moyenne sur une période.
Encours clients moyen = (CA de la période / Nombre de jour) x DSO*
*DSO : nombre de jours moyen de paiement des clients.
Le calcul pour être fait par client pour une vision plus précise.
L’encours clients vous permet également de calculer le besoin en fond de roulement (BFR) afin de définir l’écart entre les créances et les dettes fournisseurs.
Mettre en place un suivi efficace
Il est nécessaire d’anticiper l’encours client. Vous devez faire des points réguliers sans attendre un litige pour vous y intéresser. Le recouvrement de créances repose sur une vision claire de la situation pour une résolution amiable des impayés.
Mettre en place un outil de suivi est nécessaire. Un simple fichier Excel peut vous permettre d’avoir une vision sur cet indicateur et voir les évolutions.
Nous vous conseillons également d’effectuer une enquête sur la solvabilité des clients avant toute relation commerciale. Cela vous permettra d’éviter au maximum les créances douteuses et limiter les risques d’impayés.
Définir une procédure de recouvrement
Définir une procédure de recouvrement amiable est essentiel pour réduire l’encours client et sécuriser la trésorerie de votre entreprise.
Pour construire un protocole efficace, posez-vous les bonnes questions :
- À partir de quand considérer qu’une facture est impayée ?
- Quelles étapes suivre pour les relances ?
- Quand envoyer la première relance ?
Un protocole clair de recouvrement de factures permet de structurer vos actions et d’optimiser vos chances de paiement rapide.
Réduire votre encours clients grâce à CentralPay
CentralPay offre une solution complète pour automatiser le recouvrement des factures et réduire efficacement l’encours client.
Grâce à son système de relance intelligent, les entreprises peuvent suivre en temps réel l’état de leurs paiements et déclencher automatiquement des rappels personnalisés selon le profil du client et la date d’échéance. Cette automatisation permet de limiter les oublis, d’accélérer les règlements et de diminuer le volume de factures impayées.
CentralPay centralise également l’ensemble des encaissements, ce qui offre une visibilité claire sur la trésorerie et facilite les décisions de relance ou d’action préventive. En fluidifiant la communication avec les clients et en réduisant les délais de paiement, la plateforme contribue à assainir durablement la gestion de trésorerie et à renforcer la stabilité financière de l’entreprise.
