Comment fonctionne le rapprochement automatique ?
Le rapprochement bancaire automatique repose sur un processus structuré et entièrement digitalisé, conçu pour éliminer les saisies manuelles et réduire les erreurs.
Le fonctionnement du rapprochement automatique repose sur une suite d’étapes simples et automatisées :
- Le logiciel importe automatiquement les relevés bancaires depuis la banque via une connexion sécurisée ou un fichier.
- Les transactions sont analysées en temps réel selon des critères comme la date, le montant, le libellé ou le bénéficiaire.
- Le système compare chaque mouvement bancaire avec les écritures comptables.
- Lorsque la correspondance est détectée, le rapprochement se fait automatiquement.
- En cas d’anomalie, une notification est envoyée pour validation ou correction manuelle.
Ce fonctionnement permet un suivi bancaire précis, une vision financière à jour et un gain de temps pour vos équipes comptables.
Rapprochement automatique : plusieurs méthodes possibles
Le rapprochement automatique peut se réaliser selon différentes méthodes, adaptées aux besoins et aux flux spécifiques de chaque entreprise.
L’Iban Virtuel
Un IBAN virtuel est un identifiant bancaire unique rattaché à un compte principal, utilisé pour recevoir ou isoler des paiements sans ouvrir de nouveau compte bancaire.
Il permet d’attribuer un IBAN distinct à un client ou une transaction afin de faciliter le suivi des flux financiers, l’automatisation comptable et le rapprochement bancaire.
Les IBAN virtuels sont largement utilisés par les entreprises et les plateformes de paiement pour gagner en clarté, en traçabilité et en efficacité dans la gestion des encaissements.
Les IBAN virtuels s’adressent en priorité aux entreprises qui gèrent un volume important de virements entrants.
Ils permettent d’identifier et de classer chaque paiement de façon précise, selon l’organisation interne définie, par client, par facture, par lien de paiement, par devise, par point de vente ou par zone géographique.
Même lorsque le montant reçu diffère, que la référence est absente ou incorrecte, chaque virement est automatiquement reconnu et rapproché dans les outils de comptabilité et de facturation.
Le service financier n’a plus besoin d’effectuer de rapprochement manuel et intervient uniquement en contrôle, ce qui libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les règles de traitements automatiques
Il est également possible d’automatiser les traitements à l’aide de règles sur mesure. Ce matching d’informations rapproche automatiquement les paiements selon les montants, références clients, numéros de factures ou tout autre critère pertinent.
En cas d’anomalie, des alertes sont générées pour faciliter la vérification et accélérer la prise de décision. Le système gère également les trop-perçus en déclenchant automatiquement les remboursements nécessaires, limitant ainsi les erreurs et les litiges.
Cette automatisation réduit les interventions manuelles, accélère le rapprochement bancaire et offre une visibilité en temps réel sur la trésorerie, permettant à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Rapprochement automatique : les avantages pour les entreprises
Le rapprochement automatique présente plusieurs avantages pour la gestion de la trésorerie en entreprise.
Faire gagner du temps à vos équipes
Le rapprochement bancaire est une tâche lourde pour les équipes comptables. Elle mobilise beaucoup de temps et d’énergie et peut perturber le fonctionnement quotidien, notamment lorsque les comptables doivent solliciter des reçus ou des confirmations auprès de l’équipe commerciale et d’autres collaborateurs.
Grâce au rapprochement automatique, le processus devient fluide et efficace. Seules les transactions atypiques nécessitent une intervention, ce qui simplifie le travail de tous et accélère la gestion financière.
Moins d’erreur, plus de précision
En automatisant le rapprochement des paiements, l’entreprise détient une vision plus précise et fiable de chaque transaction.
Les données bancaires sont comparées en temps réel aux informations comptables, ce qui limite les saisies manuelles et réduit fortement les risques d’erreur.
Les écarts liés aux montants, aux frais, aux délais de traitement ou aux devises sont détectés immédiatement. Le rapprochement bancaire automatique fiabilise ainsi les données financières et sécurise le suivi des paiements, sans dépendre de vérifications humaines répétées.
Une meilleure détection de la fraude
Plus de précision permet une meilleure vision des transactions. Ainsi, les erreurs deviennent immédiatement visibles. Les débits injustifiés, les doublons, les paiements manquants ou les usages frauduleux sont détectés et traités plus efficacement.
Une meilleure vision des dépenses
Une meilleure transparence du flux de trésorerie permet enfin de mieux comprendre l’utilisation réelle de l’argent de l’entreprise. L’identification précise des principaux postes de dépense facilite l’analyse des coûts et met en lumière des leviers d’optimisation parfois invisibles sans rapprochement des paiements. Cette lecture claire de la trésorerie aide à prendre des décisions financières plus éclairées et plus stratégiques.
Automatisez le rapprochement bancaire avec CentralPay
Avec CentralPay, le rapprochement bancaire ne s’effectue plus en fin de mois, mais dès l’encaissement du paiement. La comptabilité gagne en réactivité et en fiabilité, sans attendre la clôture.
La plateforme propose des parcours de paiement B2B conçus pour le rapprochement automatique. Chaque transaction intègre dès l’origine les informations clés nécessaires au pointage comptable comme la référence de facture, l’identifiant client, le libellé normalisé ou la preuve d’encaissement.
Les données sont ensuite transmises automatiquement à l’ERP afin de faciliter le matching.
